14.03.2012

L & D schärft sein Profil als Catering-Spezialist für politische Großveranstaltungen

Gruppenbild des L & D Teams auf der Treppe im WCCB Bonn.
Auf der großen Treppe des Foyers im WCCB stelle sich das rund 125-köpfige L & D Team dem Fotografen.
Foto: L & D
L & D Event Catering hat sich u. a. durch sein flexibles und innovatives Bewirtungsangebot für die vielen tausend Delegierten der Afghanistan-Konferenz erfolgreich als „politischer“ Cateringspezialist einen Namen gemacht. Diese Konferenz war durch die vielschichtige Tagungsstruktur und die bis zuletzt nicht genau feststehende Teilnehmerzahl extrem schwer zu planen – sowohl für den Veranstalter selbst, das Auswärtige Amt, als auch für den Caterer, der dennoch fair, verlässlich und wirtschaftlich kalkulierte. Die Lösung bestand in einem modularen Angebot mit Festpreisen für die einzelnen Verpflegungsbereiche. Das Speisen- und Getränkeangebot, das zum Teil erst kurz vor Veranstaltungsbeginn feststand, konnte anhand dieser Struktur den tatsächlichen Gästezahlen entsprechend vorbereitet, bereitgehalten und anschließend abgerechnet werden. Insgesamt neun Tage lang, vom 27. November bis 5. Dezember, wurden rund 5.000 Speisen von L & D an fünf verschiedenen Standorten kreativ zubereitet und in den unterschiedlichen Räumlichkeiten des WorldCCBonn bereitgestellt: vom Frühstück, Mittag- und Abendessen über VIP-Catering, Flying Service, Buffet-Menüs, Snacks, Kuchen und Gebäck bis hin zu Konferenz- und Crewcatering sowie CoffeePoints.

„Von der ersten Anfrage im Oktober 2011 bis zur Auftragserteilung vergingen ca. sechs Wochen – in dieser Zeit haben wir unser Angebot für das Auswärtige Amt regelmäßig an die immer neuen Informationen und Anforderungen angepasst. Zusätzlich haben wir unseren Ansprechpartner Harald Krems vom Auswärtigen Amt drei Mal zu persönlichen Gesprächen und begleitenden Probeessen getroffen, um alle Fragen und Vorgehensweisen zu klären“, so Ralph Mauel, Leiter Event Catering Bonn bei L & D. Er ist sicher, dass gerade die große Kompetenz von L & D in der zeitgleichen Verpflegung vieler tausend Gäste den Veranstalter letztlich überzeugt hat, in L & D den richtigen Partner für die Konferenz gefunden zu haben. Denn der Caterer mit Sitz in Bonn verpflegt täglich rund 40.000 Gäste und verfügt durch knapp 30 Betriebsrestaurants allein in Bonn über eine perfekte Waren- und Personallogistik am Konferenzstandort. Neben dem reinen Business Catering gehört feinstes VIP- und Vorstandscatering auf höchstem Niveau zu den Schwerpunkten von L & D. „Politische Veranstaltungen wie z. B. die Afghanistan-Konferenz kann man nur bewältigen, wenn man täglich kocht und Synergieeffekte nutzen kann – da kommt manch reiner Event-Caterer schnell an seine Grenzen. Gerade die kurzfristigen Änderungen im Bewirtungs- und Zeitplan sowie die Grundversorgung von mehreren tausend Menschen, die schnell aber dennoch auf höchstem Niveau stattfinden musste, waren extrem anspruchsvoll in der Umsetzung – nicht zuletzt auch wegen der internationalen Gäste und der besonders geforderten Halal-Speisen,“ erklärt Ralph Mauel, der an den fünf Tagen ein Team von rund 125 Köchen, Eventspezialisten und Servicekräften führte (s. Foto).

„Uns als Veranstalter waren eine persönliche und umfassende Betreuung, feste Ansprechpartner und verlässlich zugewiesene Verantwortungsbereiche extrem wichtig. L & D erwies sich als der perfekte Partner für uns, denn die während des Auswahlverfahrens vorgestellte Kernmannschaft präsentierte sich äußerst professionell und kompetent“, begründet Harald Krems, der für Gastronomie & Catering im Auswärtigen Amt und dieses Projekt verantwortliche Leiter, die Entscheidung für L & D.

Zwölf Catering-Module für die Konferenzteilnehmer

Dem Wunsch des Veranstalters entsprechend erstellte L & D Event Catering für den Zeitraum vom 1. bis 5. Dezember 2011 und die vier Tage davor ein flexibles Angebot, das aus zwölf Modulen bestand:

  • Zahlreiche sog. „CoffeePoints“ waren im gesamten Gebäude verteilt, sorgten für kurze Wege und hielten über den kompletten Veranstaltungszeitraum hinweg heiße und kalte Getränke, süße und herzhafte Snacks sowie Kuchen und Riegel bereit.
  • Das Modul „Konferenz VA Mittagessen“ versorgte die 1.000 Delegierten der Konferenz am 5. Dezember per Flyingservice und Buffet mit einem Vier-Gänge-Menü inklusive Halal und Softdrinks im Foyer, im Presserondell und in der Rheinlobby des WorldCCBonn. Hier konnten die Gäste u. a. Honig-Entenbrusttranchen auf Sojasprossensalat, püriertes Kartoffelschaumsüppchen in der Bügelflasche, Lammragout mit getrockneten Tomaten, Ratatouille-Gemüse und Basmatireis oder Lebkuchen-Tiramisu genießen.
  • Das Angebot „Konferenz Abendessen VA“ beinhaltete verschiedene Vier-Gänge-Menüs für die Delegationen, Softgetränke und Wein aus deutschen Anbaugebieten (300 Personen), u. a. gebratene Riesengarnele auf Fenchel-Orangensalat mit Sesam und Schwarzkümmel, Geflügelstreifen in Currysauce mit Wokgemüse und Mi Nudeln oder exotisches Passionsfrucht-Mousse mit dunklen Schokoladenraspeln, gerösteten Mandelsplittern und Pfefferminze.
  • Zeitgleich gab es über das Modul „Konferenz Abendessen VIP“ erlesene Vier-Gänge-Menüs für rund 500 VIPs in Buffetform, abgerundet durch edles Porzellan und besondere Speisen wie Blattsalat-Bouquet mit Hähnchenstreifen und Beerendressing, Zanderfilet auf Fischschaumsauce mit Duftreis und frischem Mangold à la Crème oder Printen-Mousse auf Fruchtspiegel. Begleitet wurden die Speisen von einer edlen Auswahl an internationalen und regionalen Konferenz- und VIP-Getränken.
  • Hinter den Modulen „Büro-Setup VIP bzw. Standard“ verbargen sich Kalt- und Heißgetränke sowie süßes Feingebäck aus eigener Herstellung und edel angerichtetes, herzhaftes Fingerfood. Dieses Angebot stand den Gästen/Teilnehmern als kleine Aufmerksamkeit während ihrer Projektarbeiten im kleinen Kreis zu Verfügung.
  • Zur ständigen Versorgung mit kristallklarem, frischem Wasser standen im gesamten Gebäude zahlreiche Wasserspender bereit, die ebenfalls nach Verbrauch abgerechnet werden konnten.
  • Die Einheit „Personalkosten Refresh“ ermöglichte einen flexiblen Personaleinsatz nach Bedarf in allen Modulbereichen, hier wurden feste Stundensätze hinterlegt.
  • Über das Angebot „Personalkosten Koordination“ konnten die einzelnen Tagessätze für die eingesetzten Führungspositionen vom Projekt- bis zum Küchenleiter transparent geplant und abgerechnet werden.
  • Auch an Fahrer und Security wurde gedacht – die Offerte „Außer-Haus-Verpflegung/Fahrer“ beinhaltete auf Kundenwunsch im Parkhaus am WorldCCBonn eine Verpflegungsstation für 100 Personen.
  • Das elfte Modul „Verpflegung Delegation im Auswärtigen Amt“ für die vier Tage vor der Konferenz umfasste eine Konferenzbewirtung mit Getränken am Platz und ein Lunchbuffet.
  • Besondere Flexibilität erforderte das „Crew Catering“ (Aufbauteam und erste Delegationen), das personell absolut nicht im Voraus kalkulierbar war und schon ab dem 26. November bereitgehalten werden musste. Hier konnte L & D durch die Nähe zur Gemeinschaftsgastronomie am Ort punkten und dem Veranstalter einen garantierten Festpreis für die Speisen bieten. Diese wurden täglich frisch in der Küche des WorldCCBonn zubereitet und orientierten sich am Speiseplan für das Business-Catering am Standort Bonn.

Diese Modulstruktur konnte in Teilen bereits erfolgreich bei der internationalen Konferenz “The Water Energy and Food Security Nexus – Solutions for the Green Economy” geprüft und genutzt werden. Die Nexus fand vom 16 bis 18 November 2011 ebenfalls im WorldCCBonn statt und wurde gastronomisch von L & D Event Catering begleitet.

Spannende Aufgabe mit großen Herausforderungen

Die Afghanistan-Konferenz bot einige unerwartete Besonderheiten, auf die L & D flexibel reagierte: Eine absolute Neuerung war zum Beispiel, dass erstmals in der Historie des Alten Wasserwerks – also im ehemaligen Plenarsaal – gespeist werden durfte. Diese kurzfristige Entscheidung seitens des Veranstalters hatte zur Folge, dass das Cateringteam in einem eigens dafür aufgestellten Küchenzelt mit gesondertem Equipment unter extremer Raumknappheit arbeiten musste, da das Wasserwerk keine Küche besitzt. Mit Liebe zum Detail und der Betonung des Besonderen verwöhnte L & D Event Catering dennoch rund 1.200 VIPs an drei Tagen mit exquisiten Speisen und Getränken an eingedeckten Tischen, wo ehemals ausschließlich getagt wurde.

Ferner waren die zurückzulegenden Wege im weitläufigen WorldCCBonn mit altem Plenarsaal im Wasserwerk, neuem Plenarsaal, VIP-Restaurant und Delegiertenräumen sowie dem Auswärtigen Amt eine echte Herausforderung: heiße Speisen und gekühlte Getränke mussten schnell und punktgenau dorthin transportiert werden, wo sie benötigt wurden. Beim steten Kommen und Gehen der durch Securitypersonal bewachten Politiker und VIPs und der dadurch eingeschränkten Fahrstuhlnutzung war das mitunter ein extrem aufwendiges Unterfangen. Die ständige Kommunikation aller L & D-Teams mit Breitband-Funkgeräten garantierte jedoch, dass für jedes noch so unerwartete Problem eine kurzfristige Lösung gefunden werden konnte.

Aufwendig war auch die gesamte Logistik für dieses Konferenz-Projekt, da aufgrund der hohen Sicherheitsvorkehrungen jedes kleinste Detail im Voraus bedacht und durchgeplant sein musste. So wurden beispielsweise alle Lieferungen für das WorldCCBonn eine Woche vorher komplett fertig gepackt, um Größe, Menge und Anliefermodalitäten frühzeitig an die Security durchgeben zu können. Auch die Lieferanten von L & D hatten sich besonderen Bestimmungen zu unterwerfen, um einen schnellen und reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können. Jede Person, die im WorldCCBonn zum Einsatz kam, musste ein einwandfreies Führungszeugnis besitzen und im Vorfeld angemeldet werden.

Und wenn das Bundeskriminalamt (BKA) mit den Spürhunden im Gebäude unterwegs war, hieß es für alle vom Techniker bis zur Küchenhilfe „Nichts geht mehr“ – denn bis die Suche abgeschlossen war durfte weder ein Kochlöffel geschwungen noch das Gebäude durchquert werden. Nerven bewahren und improvisieren lautete dann die Devise.